1 Gagul

Aufbau Ablauforganisation Beispiel Essay

Inhaltsverzeichnis

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Grundlegendes
1.1 Problemstellung
1.2 Definitionen
1.2.1 Betriebliche Funktionen
1.2.2 Organisation
1.2.3 Ein- und Mehrliniensysteme

2 Einblick in die Aufbauorganisation
2.1 Aufgaben der Aufbauorganisation
2.2 Ziele der Aufbauorganisation
2.3 Die gängigen Organisationsmodelle
2.4 Die Vor- und Nachteile der Organisationsmodelle
2.4.1 Funktionale Organisation
2.4.2 Divisionale Organisation
2.4.3 Matrixorganisation

3 Aufbauorganisation und betriebliche Funktionen in Unternhemen
3.1 Betriebliche Funktionen
3.2 Aufbauorganisation

4 Praxisbetrieblicher Bezug
4.1 Rechtsform
4.2 Betrieblicher Aufbau
4.3 Fazit

Literatur- und Quellenverzeichnis

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

Abbildung 1: Grundmodell des Einliniensystems

Abbildung 2: Grundmodell des Mehrliniensystems

Abbildung 3: Grundmodell der funktionalen Organisation

Abbildung 4: Grundmodell der divisionalen Organisation

Abbildung 5: Grundmodell der Matrixorganisation

Abbildung 6: Organisches Grundmodell von Unternehmen

Abbildung 7: Aufbauorganisation von XY KG

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Grundlegendes

1.1 Problemstellung

Unternehmen verfolgen wirtschaftliche Zwecke - so auch die XY KG, welche Klein- und Großlederwahren produziert und ver-kauft. Auch in diesem Unternehmen existieren aufbauorganisatorische Strukturen. Das Unternehmen muss wirtschaftlich denken, um seine Ziele verwirklichen zu können. Ein Unternehmen welches auf lange Sicht mehr verbraucht, als ihm an finanziellen Mitteln zur Verfügung steht, wird genau so scheitern, wie andere Unternehmen, die rote Zahlen schreiben. Auf- bauorganisationen spielen deshalb eine wichtige Rolle, Unternehmens- strukturen und Aufgabenverteilung müssen gut durchdacht sein, klar die Kompetenzen regeln und vor allem richtig angewandt werden. Die vorlie- gende Praxisarbeit wird einen Einblick in die Betrieblichen Funktionen, unterschiedlicher Aufbauorganisationen und ihre Anwendung im Unter- nehmen geben. Als Praxisbeispiel dient die Firma XY KG.

1.2 Definitionen

1.2.1 Betriebliche Funktionen

Betriebliche Funktionen beschreiben die unterschiedlichen Aufgabenbe- reiche einer Organisationsstruktur in einem Unternehmen. Diese werden in „Führungsfunktionen, Grundfunktionen, Begleitfunktionen und Quer- schnittsfunktionen untergliedert“.1 Die wichtigsten Betrieblichen Funktio- nen sind:

- Betriebsführung (Planung, Leitung, Organisation, Überwachung)
- Investition (Kapitalverwendung)
- Finanzierung (Kapitalbeschaffung)
- Beschaffung (Roh-, Hilfs-, Betriebsstoffe, Arbeitskräfte)
- Lagerung (Werkstoffe, Waren)2
- Leistungserstellung (Bereitstellung von Dienstleistungen, Fertigung von Gütern)
- Absatz (Werbung, Vertrieb)
- Transport (innerbetrieblich, außerbetrieblich)3

1.2.2 Organisation

Der Begriff Organisation leitet sich aus dem griechischen „organon = Glied eines lebenden Wesens = Organismus“4 ab. Die Organisation eines Un- ternehmens orientiert sich an den Zielen des Unternehmens und setzt die- se einer sinnvollen Ordnung der Kompetenzen, angepasst an die Gestal- tung des betrieblichen Aufbaus, um (Aufbauorganisation), oder die Orga- nisation orientiert sich an logischen und distributiven Gestaltung des be- trieblichen Ablaufs (Ablauforganisation). Nur eine dauerhafte Regelung von Aufbau oder Ablauf der Unternehmensorganisation kann das Errei- chen der Unternehmensziele über eine effiziente Zusammenarbeit von Disposition und Produktion garantieren.5

Hauptaufgabe der Organisation in einem Unternehmen ist die Aufgabenund Stellenbildung. „Unter Aufgabe versteht man eine Zielvorschrift für menschliches Handeln.“6 Eine Aufgabe verlangt dem Bearbeiten dieser egal ob materiell oder immateriell ein vorgegebenes Ziel zu erreichen unter Betrachtung räumlicher, zeitlicher sowie der „zur Verrichtung notwendigen Arbeits- oder Hilfsmittel.“7

Die gebündelten Aufgaben für einen bestimmten Arbeitsbereich in einem Unternehmen bilden jeweils eine Stelle. Alle Stellen und ihre Beziehungen zueinander ergeben das Grundgerüst des Unternehmens, die „organisato- rische Struktur des Betriebes“.8 Wie viele Kompetenzen in einer Stelle zu- sammengefasst werden sollen, lässt sich nicht allgemeingültig sagen, denn noch sollen die einzelnen Stellen sollen noch gut überschaubar sein. Grundlegende Stellenpläne sind das Grundgerüst der Aufbauorganisati- on.9

1.2.3 Ein- und Mehrliniensysteme

Leitungssysteme sind Organisationsformen. Alles Systeme zeigen hierarchische Strukturen auf, welche die einzelnen Stellen unter der Weisungsbefugnis staffeln.

Die straffeste Organisationsform ist das Einliniensystem. Es gibt eine ein- deutige Hierarchie von der obersten Stelle, der Geschäftsleitung, bis zur untersten Stelle. Von Vorteil dabei sind die eindeutig verteilten Kompeten- zen, der einfache Aufbau, die eindeutigen Beziehungen zwischen den ein- zelnen Stellen und die Transparenz der Tätigkeiten. Nachteile sind die langen Kommunikationswege und die hohe Belastung der einzelnen Stel- len durch Routineaufgaben.10

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Grundmodell des Einliniensystems11

Das Mehrliniensystem ordnet jeder übergeordneten Stelle mehrere untergeordnete Stellen zu; dies nennt man “Funktionssystem”12 Von Vorteil ist die Verkürzung der Kommunikationswege und alle Führungskompetenzen werden genutzt. Dies kann sich aber auch zum Nachteil entwickeln, denn Aufgaben und Führungskompetenzen können sich überschneiden.13

[...]



1 www.wirtschaftslexikon24.com/d/betriebliche-funktionen/betriebliche-funktionen.htm

2 www.wirtschaftslexikon24.com/d/betriebliche-funktionen/betriebliche-funktionen.htm

3 www.wirtschaftslexikon24.com/d/betriebliche-funktionen/betriebliche-funktionen.htm

4 www.wirtschaftslexikon24.com/d/organisation/organisation.htm

5 www.wirtschaftslexikon24.com/d/organisation/organisation.htm

6 vgl. Wöhe, Allgemeine Betriebswirtschaftslehre 1986 S. 153 - 159

7 vgl. Wöhe, Allgemeine Betriebswirtschaftslehre 1986 S. 153 - 159

8 vgl. Wöhe, Allgemeine Betriebswirtschaftslehre 1986 S. 153 - 159

9 vgl. Wöhe, Allgemeine Betriebswirtschaftslehre 1986 S. 153 - 159

10 http://mubk.de/lernbereiche/infowirtschaft/ol/aufbauorg/aufbauorg04.htm

11 http://mubk.de/lernbereiche/infowirtschaft/ol/aufbauorg/aufbauorg04.htm

12 http://www.rechnungswesen-verstehen.de/bwl-vwl/bwl/mehrliniensystem.php

13 http://www.rechnungswesen-verstehen.de/bwl-vwl/bwl/mehrliniensystem.php

Inhaltsverzeichnis

I. Einleitender Teil
1. Erläuterung des Arbeitsthemas
2. Theoretische Auseinandersetzung mit Zentralen Begriffen des Arbeitsthemas
2.1 Organisation
2.2 Nonprofit Organisation
2.3 Aufbauorganisation
2.4 Ablauforganisation

II. Aufbauorganisation
1. Aufgabe der Aufbauorganisation
2. Modelle der Aufbauorganisation
2.1 Linienorganisationen
2.2 Gruppenorganisation
2.3 Matrixorganisation

III. Ablauforganisation
1. Aufgabe der Ablauforganisation
2. Vorgehensweise bei der Ablauforganisation

IV. Abschließender Teil
1. Zusammenfassung
2. Fazit
3. Literaturverzeichnis

I. Einleitender Teil

Die Begriffe Ablauforganisation und Aufbauorganisation, werden ebenso wie der Begriff des Managements, mit dem Bereich der Betriebswirtschaft und damit der Profitwelt verbunden. Gegen das Profitdenken der Profitwelt wird sich in der Sozialen Arbeit gewehrt und damit das „Managementdenken“ (Badelt 1997, S. 123) in Frage gestellt. In Nonprofit Organisationen steht jedoch die Erreichung eines gesetzten Ziel im Vordergrund und auch dort müssen Menschen motiviert und angeleitet werden. Da dies notwendigerweise mit Planung und Kontrolle verbunden ist, ist an dieser Stelle festzuhalten: „NPOs sind ohne Management nicht denkbar.“ (ebd.)

Entscheidend für die Funktionsfähigkeit einer Organisation, sind die Regelung und Verteilung der Aufgaben und Kompetenzen und die Regelung und Optimierung der Arbeitsabläufe, innerhalb der Organisation. Diese Gestaltung der Arbeitsteilung und Arbeitsabwicklung sind Aufgabe der Aufbau- bzw. Ablauforganisation und die Kenntnis über deren Funktionen und Ziele, damit basal für das Verständnis, wie eine Organisation funktioniert.

Im Folgenden wird zunächst das Arbeitsthema der Hausarbeit näher erläutert, um dann in einem folgenden Schritt, die zentralen Begriffe des Arbeitsthemas näher zu bestimmen.

1. Erläuterung des Arbeitsthemas

Müller-Schöll/Priepke (1989) formulieren den Anspruch, dass jeder Mitarbeiter einer Institution eine Reihe von Fragen, die Institution betreffend, beantworten können sollte oder zumindest in der Lage sein sollte, diesen Fragen auf die Spur zu kommen. Zunächst sollte man sich darüber bewusst sein, in welcher Art von Organisation man arbeitet und welche Ziele dort, mit welchen Mitteln erreicht werden sollen. Darüber hinaus sollte man wissen, wie die Struktur der Organisation aussieht und welche Position man selbst innerhalb dieser Organisation innehat. Daran schließen die Fragen an, wer einem vorgesetzt, gleichgestellt oder zugeordnet ist, und bei welchen Abläufen man mitbestimmen kann. Des Weiteren ist es notwendig zu betrachten, wie Planungs- und Entscheidungsprozesse ablaufen und wie die Kommunikationsstruktur aussieht. (vgl. Müller-Schöll/Priepke 1989, S. 75) All diese Fragen, können durch die Betrachtung der Ablauf- bzw. Aufbauorganisation beantwortet werden, was im weiteren Verlauf der Hausarbeit herausgearbeitet wird.

Dafür werden zunächst die Aufgaben der Aufbauorganisation beschrieben und die Inhalte einzelner Modelle von Aufbaustrukturen vorgestellt. Auch die Aufgabe der Ablauforganisation wird zunächst beschrieben, wobei hier das Vorgehen bei der Strukturierung der Abläufe näher betrachtet wird. Auf diesen Grundlagen, wird in einem Fazit die Frage nach der Notwendigkeit der Organisation, von Aufbau und Ablauf beantwortet.

2. Theoretische Auseinandersetzung mit zentralen Begriffen des Arbeitsthemas

In den folgenden Teilen, wird sich theoretisch, mit den für das Arbeitsthema relevanten Begriffen auseinander gesetzt, um eine Basis für das weitere Vorgehen und die Beantwortung der Fragestellung zu schaffen.

2.1 Organisation

Müller-Schöll/Priepke (1989) unterscheiden zwischen zwei Organisationsbegriffen, dem institutionalen und dem instrumentalen Organisationsbegriff. Beim institutionalen Organisationsbegriff, wird Organisation verstanden, als übergreifender Begriff für Institutionen, wie Vereine, Verbände oder Träger der Sozialen Arbeit. Hier sind demnach soziale Gebilde angesprochen. Der instrumentale Organisationsbegriff fasst Organisation, als Gesamtheit von Maßnahmen, die auf ein Ziel gerichtet sind und ein soziales System strukturieren und die Tätigkeiten der Mitarbeiter des Systems ordnen. (vgl. a.a.O., S. 75f) Diese Begriffbestimmung ist kongruent mit der von Strunz (1993). „Organisation als Tätigkeit kann als Summe aller auf bestimmte Zwecke ausgerichteten Regelungen verstanden werden, die sich auf die Gestaltung der Strukturen und Prozesse in Organisationen (als Institutionen) beziehen.“ (Strunz 1993, S. 106)

Organisationen haben im Einzelfall verschiedene Formen, doch es lassen sich gemeinsame Merkmale für alle Organisationen formulieren. Organisationen bestehen aus Mitgliedern, deren Zugehörigkeit, Aufgabe und Position innerhalb der Über- und Unterordnungsstruktur genau bestimmbar sind. Darüber hinaus sind die Mitglieder in Hinblick auf ihre Funktion austauschbar, um den Fortbestand der Organisation zu gewährleisten. Organisationen sind auf ein Ziel gerichtet und im Hinblick auf dessen Erfüllung rational geformt. Das Ziel soll ökonomisch erreicht werden, was die Zuteilung von Sachmitteln an Mitarbeiter nach sich zieht. Organisationen befinden sich nie in einem luftleeren Raum, sonder agieren innerhalb einer Umwelt. Organisationen unterliegen einer nicht genau bestimmten Mindestgröße. (vgl. Müller-Schöll/Priepke 1989, S. 76f)

Strunz formuliert in seiner Begriffsbestimmung weiter, dass die Auswertung und Zuordnung der Aufgaben und deren Zusammenschluss innerhalb einer hierarchischen Struktur, sowie die Ausformung von Beziehungen zwischen differenzierten Stellen und Ebenen im Focus des Interesses der Organisation stehen. (vgl. Strunz 1993, S. 106) Diese Fassung des Begriffs Organisation ist deckungsgleich, mit der verbreiteten Begriffsdefinition der speziellen Wirtschaftslehre für Bürokaufleute, „Organisieren heißt, innerhalb eines Unternehmens die Verantwortung der Führungskräfte und Mitarbeiter zu bestimmen und deren Beziehungen zueinander zu regeln.“ (Findeis u.a. 2000, S. 104) Im Zentrum der Organisation stehen also die Aufbau- und Ablaufstrukturen.

2.2 Nonprofit Organisation

Badelt (1997) zeigt Merkmale auf, mit deren Hilfe man Nonprofit Organisationen (NPOs) definieren kann. NPOs besitzen zumindest ein gewisses Maß an formaler Organisation, wobei damit keine bestimmte Rechtsform gemeint ist. Es geht vielmehr um Strukturen der Entscheidung und der Verantwortlichkeiten. NPOs dürfen zwar keine Gewinne an Eigentümer oder Mitglieder verteilen, dürfen aber durchaus Gewinne erwirtschaften. Maßgeblich für dien Nonprofit Status ist die Tatsache, wie die Gewinne verwandt werden. Sie müssen in der Organisation verbleiben und dort für das ausgewiesene Ziel eingesetzt werden. Letztgenanntes Merkmal ist allerdings nur für den Idealtypus zutreffend, da es auch Möglichkeiten gibt, den Gewinn versteckt auszuschütten. NPOs sind private Organisationen, was nicht ausschließt, dass sie aus staatlichen Mitteln finanziert werden. Innerhalb der NPOs können alle relevanten Entscheidungen getroffen werden, sie unterliegen also einem gewissen Maß an Selbstverwaltung. Zuletzt ist das Merkmal der Freiwilligkeit zu nennen. Diese Freiwilligkeit bezieht sich auf drei Ebenen. Zunächst bezieht es sich auf die Art der Arbeit. Ehrenamtliche Tätigkeit, auch bei Leitungspositionen, wird hier als freiwillig bezeichnet. Darüber hinaus muss auch die Mitgliedschaft bei der Organisation als freiwillig zu bezeichnen sein. Die dritte Ebene ist die, der finanziellen Mittel. Auch die Übertragung von Geld an die NPOs muss freiwillig erfolgen. (vgl. Badelt 1997, S. 8f)

Die oben genannten Kriterien sind schwerlich voneinander zu trennen und werden bei konkreten Organisationen verschieden gewichtet. Nach Badelt (1997) ist eine Organisation als NPO zu bezeichnen, „wenn sie alle fünf Kriterien wenigstens im skizzierten Mindestausmaß erfüllt.“ (Badelt 1997, S. 9, Hervorhebung im Original)

Die Bandbreite von Organisationen, die als Nonprofit Organisationen zu bezeichnen sind, ist groß. Sie reicht von Wohlfahrtsverbänden, über Museen, bis hin zu Parteien und Selbsthilfegruppen. Diese Aufzählung macht deutlich, dass NPOs sowohl im wirtschaftlichen und sozialen, als auch im kulturellen Sektor eine große Rolle spielen. Badelt (1997) hält fest, dass der Status als NPO viele spezifische Stärken, aber auch Probleme mit sich bringt. Die Majorität haben NPOs auf dem Gebiet der Dienstleistung, wobei sie auf anderen Gebieten nur eine Nebenrolle innehaben. Das Sozialwesen ist aufgrund seiner Entwicklung, aus historischer Sicht, eines der wichtigsten Aufgabengebiete der NPOs. Darüber hinaus ist festzuhalten, dass innerhalb eines demokratischen Systems die NPOs eine wichtige Rolle bei der Bildung der politischen Landschaft spielen. (vgl. Badelt 1997, S. 3f)

Die Vielfalt der NPOs bezieht sich nicht alleine auf die bereits erwähnten Arbeitsfelder, sondern auch auf deren Größe, Organisationsgrad und politische Heimat. Unterschieden werden NPOs auch im Hinblick auf die Inhalte ihrer Arbeit. Man differenziert NPOs, deren Arbeit sich ausschließlich auf die eigenen Mitglieder bezieht (Beispiel Selbsthilfegruppen) und NPOs bei denen Menschen, die außerhalb der Organisation stehen, im Mittelpunkt der Arbeit sind (Beispiel Museen). (vgl. a.a.O., S. 4f)

Die Relevanz von NPOs für moderne Gesellschaften ergibt sich aus vielen Gründen. Zum einen sind sie wichtiger Teil des kulturellen und sozialen Lebens. Zum anderen prägen sie, wie bereits erwähnt, die politische Landschaft innerhalb des demokratischen Systems. Darüber hinaus sind sie ein wichtiger Faktor innerhalb der Wirtschaft, da sie durch ihre Dienstleistungen zur Güterversorgung und zum Wohlstand der Gesellschaft beitragen. (vgl. ebd.)

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